Poprawa efektywności w firmie. Jak ją uzyskać?

Podstawowym sposobem na poprawę efektywności w firmie jest analiza i weryfikacja pracy, jaka w tej firmie jest wykonywana. Analiza powinna obejmować różne obszary funkcjonowania firmy – od poszczególnych procesów, przez organizację pracy (także tzw. back office) po procedury zarządcze. Dokładna analiza efektywności oraz zdefiniowanie problemów, to pierwsze kroki do podniesienia poziomu efektywności w firmie.

Zbadaj efektywność

Mylne jest przeświadczenie, że poprawa efektywności pracy koniecznie wiąże się z cięciem wydatków, czy redukcją etatów. Dużo częściej, spotkamy się z oporem i przeciążeniem pracowników, a nawet ich odejściem z firmy. Sprowadzamy na firmę dodatkowe koszty, w postaci przeprowadzania procesów rekrutacji, przeszkolenia nowych pracowników, a efektywność spada na czas ich wdrożenia. Dlatego, poprawa efektywności pracy to przede wszystkim wyeliminowanie wszelkich niepotrzebnych czynności, działań dublujących się, wykonywanych nieefektywnie lub generujących błędy.

Kluczem do tego jest przeanalizowanie przebiegu procesów zachodzących w firmie, dokonanie ich pomiarów i podjęcie działań optymalizacyjnych. Jak mówi ekspert z firmy Nova Praxis, zajmującej się m.in. badaniem efektywności procesów:

– „Celem naszych działań, podnoszących efektywność w firmie, powinno być podnoszenie efektywności całych procesów, nie tylko pojedynczej operacji. Dlatego analiza tego, co dzieje się w firmie musi przebiegać nie tylko w jednym dziale, ale we wszystkich działach współpracujących”. 

Wprowadź zmiany

Raport, który powstaje po dokonaniu analizy i pomiaru procesów biznesowych, to nic innego, jak lista problemów, które napotykają pracownicy. Zawiera ona wszelkie powtarzające się błędy, informacje o ilości dokumentów, których przepływ można ograniczyć lub ułatwić, a także informacje na temat częstości występowania ścieżek awaryjnych. Skala problemów, jakie wykrywa taka analiza, może być przedstawiona w wymiarze godzin (realnego czasu pracy osób, które były zaangażowane w rozwiązanie danego problemu), ale do wielu osób zdecydowanie lepiej przemawia wymiar pracy wyceniony w złotówkach. Dzięki niemu firma otrzymuje konkretną skalę korzyści, jakie zostaną osiągnięte w wyniku wprowadzenia usprawnień.

Informacje zbierane w trakcie analizy i pomiaru procesów pozwalają na wypracowanie zmian: przemodelowanie procedur, procesów wewnętrznych, zmianę zakresu obowiązków niektórych pracowników, wdrożenie systemów informatycznych, biblioteki procedur czy też firmowej bazy wiedzy – narzędzi usprawniających i optymalizujących pracę.

W celu sprawdzenia, jakich zmian potrzebuje dana organizacja, aby poprawić swoją efektywność, warto skorzystać z usług profesjonalnych firm, zajmujących się podnoszeniem efektywności pracy. Zapewniają one kompleksowe działania, łącznie z przygotowaniem wymogów do zastosowania systemów informatycznych, wsparciem wyboru ich dostawcy, przygotowaniem wszelkiej dokumentacji – wzorów dokumentów, procedur i instrukcji definiujących działania po optymalizacji, a także szkoleniem pracowników.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *